○山中湖村文書管理規程

平成14年3月20日

訓令第2号

目次

第1章 総則(第1条―第16条)

第2章 文書の収受及び配布(第17条―第20条)

第3章 文書の処理(第21条―第34条)

第4章 文書の浄書及び発送(第35条―第38条)

第5章 文書の管理

第1節 文書の整理、保管及び保存(第39条―第45条)

第2節 文書の利用(第46条・第47条)

第3節 文書の廃棄(第48条―第51条)

第6章 補則(第52条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、法令その他別に定めるものを除き、本村の文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 課長 第1号に掲げる課の長をいう。

(3) 文書 村の職員が職務上作成し、又は取得した一般文書(台帳、帳簿及び伝票等の帳票類を含む。)、図画、写真、フィルム及び磁気的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)から出力又は採録されたものであって、職員が組織的に用いるものとして保有しているものをいう。

(4) 回議 決裁、決定若しくは承認を受け又は意見を調整するため、文書を直属の権限ある者に回付することをいう。

(5) 決裁 次に掲げる者(以下「決裁権者」という。)がその権限に属する事務について、最終的にその意思を決定することをいう。

 村長又はその委任を受けた者

 専決者(村長から所定の事項について専決できる権限を与えられた者をいう。)

(6) 合議 決裁、決定若しくは承認を受け又は意見を調整する必要がある事案が2以上の課に関係するとき、文書を関係する課に回付することをいう。

(7) 供覧 決裁、決定若しくは承認を受け又は意見を調整する必要のない事案であるが、事務処理の参考とするため若しくは指示を受けるため、上司又は関係する課の閲覧に供することをいう。

(8) 収受文書 村に到達した文書をいう。

(9) 発送文書 村から発送する文書をいう。

(10) 庁内文書 各課及び村の機関相互において収受し、又は発送する文書をいう。

(11) 庁外文書 庁内文書以外の文書をいう。

(12) 決裁文書 決裁権者の決裁を受けた文書をいう。

(13) 完結文書 処理の完結した文書をいう。

(14) ファイリングシステム 主としてファイリングフォルダーを用い、文書を必要時に直ちに利用できるよう組織的に整理及び保管し、保存を経て廃棄するにいたる一連の仕組みをいう。

(文書の取扱いの原則)

第3条 事案の処理は、原則として文書によるものとする。

2 文書は、正確、迅速、ていねいに取り扱い、常に整理して事務の効率的な運営を確保するように努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。

3 文書は、上司の許可を得ないで職員以外の者にその内容を告げ、謄写若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。

(総括管理)

第4条 総務課長は、文書の収受、配布、発送その他文書取扱事務についての調整等文書事務を統括管理する。

(課長の職務)

第5条 課長は、この規程の定めるところにより、その所管する文書事務について迅速かつ適正に処理しなければならない。

(文書取扱責任者及び文書取扱者)

第6条 課長の文書事務の処理を補佐するために、課に文書取扱責任者及び文書取扱者を置くものとする。

(1) 文書取扱責任者は、課の係長をもってあてるものとする。

(2) 文書取扱者は、課長が所属職員のうちから指名するものとする。

(文書取扱責任者及び文書取扱者の職務)

第7条 文書取扱責任者は、課長の命を受け、課における次の各号に掲げる事務に従事するものとする。

(1) 文書の進行管理に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(4) ファイリングシステムの推進に関すること。

(5) その他文書取扱いについて必要なこと。

2 文書取扱者は、文書取扱責任者の指示を受け、次の各号に掲げる事務に従事するものとする。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) ファイル基準表の作成及び保存文書目録の作成に関すること。

(3) 完結文書の移替え、置換え、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(4) 保管文書又は保存文書の利用に関すること。

(5) その他文書取扱責任者の事務の補則に関すること。

(文書の区分)

第8条 文書は、一般文書、公示文書、議案書及び専決処分書、令達文書、契約文書並びに法規文書に区分する。

(1) 一般文書は、次のとおりとする。

 往復文書

照会 相手方に対して一定の事実、意見等について問い合わせ、回答を求めるもの

回答 照会、依頼又は協議等に対して応答するもの

協議 相手方の同意を求めるもの

通知 一定の事実又は意思を特定の相手方に知らせるもの

依頼 相手方に対して一定の行為を求めるもの

送付 物品又は書類を相手方に送り届けるもの

報告 一定の事実その他について上司又は機関に知らせるもの

届出 一定の事項について届け出るもの

申請 許可、認可、承認、交付その他の一定の行為を求めるもの

願い 一定の事項について願い出るもの

進達 経由文書を上級官庁に取り次ぐもの

副申 許可、申請書等を進達する場合に、経由期間が意見を述べるもの

勧告 法令等に基づき一定の行為をすること又はしないことを相手方に勧めるもの

諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの

答申 諮問を受けた機関等がその諮問事項について意見を述べるもの

建議 諮問を受けた機関等がその属する行政機関又はその他の関係機関に対し将来の行為に関し意見を述べるもの

 内部文書

伺い 上司に対し許可を受け又はその指示を請うもの

復命 上司から命ぜられた任務の結果等について報告するもの

事務の引継ぎ 職員が退職、休職、転任等となった場合に、担当事務の処理てん末を後任者に引き継ぐもの

 儀礼文書

書簡文 依頼状、礼状、あいさつ状、案内状などで私文書の形式により発するもの

あいさつ文 式辞、祝辞、告辞、訓辞、答辞、弔辞等

表彰文 賞状、表彰状、感謝状等

 その他の文書

請願 損害の救済、公務員の罷免、法律、命令又は規則の制定、廃止又は改正その他の事項に関し、行政機関に対し希望を述べるもの

陳情 行政機関に対し希望を述べるもの

証明 特定の事業、法律関係その他の存否を公に認識する旨の表示をするもの

要綱 事務を処理するに当たっての基本となる事柄をまとめたもの

要領 事務を処理するに当たっての具体的な処理基準など実際に事務を処理する上での手続きをまとめたもの

会議録・議事録 会議の次第、出席者、内容等を記載して、会議の経過を記録するもの

(2) 公示文書は、次のとおりとする。

告示 一定の事項を法令の規定に基づき、広く一般に周知させるために公示するもの

公告 一定の事項を特定の個人又は一般に周知させるために公示するもの

(3) 議案書及び専決処分書は、次のとおりとする。

議案書 議会において議決しなければならない事項について、村長又は議員が議会に提出するために作成したもの

専決処分書 議会において議決(決定)すべき事件に関して、必要な議決(決定)が得られない場合の補充的手段として村長が処分するもの又は議会の権限に属する軽易な事項について議会の委任に基づいて村長が処分するもの

(4) 令達文書は、次のとおりとする。

訓令 特定事項を所属庁又は所属職員に命令するもの

命令 特定の個人又は団体に対し、職権により特定の事項を指示するもの

指令 個人又は団体からの申請その他の要求に対し、具体的処分として決定するもの

通達 所管の機関又は職員に対し、法令の解釈、職務執行上の方針その他の細目的事項に関し、指示又は命令するもの

依命通達 通達事項を命令権者の命を受けて、その補助職員が自己の名で通達するもの

(5) 契約文書 一定の法律効果の発生を目的とする2以上の当事者の相対立する意思の合意の内容を明らかにした書面

(6) 法規文書は、次のとおりとする。

条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの

規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの

(文書の処理の年度区分)

第9条 文書の処理に関する年度区分は、一般文書及び契約文書にあっては4月1日から3月31日まで、公示文書、議案書及び専決処分書、令達文書並びに法規文書にあっては、1月1日から12月31日までとする。ただし、総務課長が認めたものにあっては、この限りでない。

(文書の記号及び番号)

第10条 文書には、次に定めるところにより記号及び年度(第3号の文書については年)ごとに番号を付けなければならない。

(1) 一般文書のうち、発意により発送するものには、主管課の約字の左に村名の題字(「山湖」)を冠し、「発」の文字を続け、文書発送簿(様式第1号)により一連番号を付けなければならない。

(2) 一般文書のうち収受にかかるものには、主管課の約字に村名の題字(「山湖」)を冠し、「収」の文字を続け、文書収受簿(様式第2号)により一連番号を付けなければならない。

(3) 指令には、主管課の約字に村名を冠し「指令」の文字を続け、当該指令のもととなった文書の収受番号を付さなければならない。

(4) 条例、規則、訓令(規程、要綱、要領)命令及び告示については、山中湖村公告式条例(昭和25年山中湖村条例第10号)の規定により、その区分に村名を冠し、令達番号簿(様式第3号)の文書区分ごとによる追次番号を付さなければならない。

2 前項第1号及び第2号に規定する文書のうち軽易なものについては、文書の記号及び番号を省略することができる。

(文書の書式)

第11条 文書を作成するときの文体及び用字・用語並びに書式は、別に定める公文例によらなければならない。

(文書の発信者名)

第12条 文書の発信者名は、村長、各機関を代表する者その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。ただし、次の各号に掲げる場合においては、当該各号の発信者名を用いることができる。

(1) 軽易なものについては、副村長名、統括名、次長名、課長名又は村役場名、課名等

(2) 庁外文書のうち統括、次長、課長あての照会その他の文書に対する回答は、統括、次長、課長職氏名

(3) 庁内文書にあっては、特に定めるものを除き、副村長、統括、次長、課長名

2 文書のあて先は、原則として職氏名を記載するものとする。

(文書の管理の原則)

第13条 文書は、ファイリングシステムにより分類・整理し、保管するものとする。

2 文書の整理及び保管には、キャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。ただしキャビネットに収納することが困難な文書については、書庫、書棚等それぞれ適切な用具を使用することができる。

3 文書の保管単位は、課とする。ただし、事務室の状況等によりこれによりがたいときは、この限りでない。

4 キャビネット等は、可能な限り保管単位ごとに一定箇所に集中配列し、配列順序は左から第1号とし、段数は上から順次数えるものとする。

5 ファイリングシステムの運用についての詳細は、別に定める運用マニュアルとする。

(文書の保存年限及び保存区分)

第14条 完結した文書の保存年限は、永年、30年、10年、5年、3年及び1年の6種とし、その区分はおおむね次のとおりとする。

(1) 永年保存

 条例、規則、訓令及び重要な告示等に関する書類

 重要な指令及び通達

 配置分合、改称及び境界変更等に関する書類

 訴願、訴訟及び和解についての書類

 事務の新設又は改廃に関する書類

 職員の進退及び賞罰に関する書類

 表彰に関する書類

 村広報

 特に重要な台帳及び原簿

 公の施設の設置、管理及び改廃に関する書類

 道路路線の認定、変更に関する書類

 基本財産、各種積立金綴その他財産の管理処分に関する重要な書類

 不動産の権利移転に関する書類

 村の権利義務に関する書類

 村議会に関する重要な書類

 予算決算に関する重要な書類

 村長の事務引継書類

 印鑑に関する書類

 村勢に関する重要な統計書類及び重要な地図

 村勢の沿革を見るに必要な書類

(2) 30年保存

 10年以上保存の必要あると認められるもので永年にわたり保存する必要のないもの

(3) 10年保存

 出納に関する証拠書類及び決算を終わった金銭物品に関する帳簿及び書類のうち比較的重要なもの

 村議会に関する書類で永年保存の必要のないもの

 官公庁への申請、上申、報告及び官公庁からの指令に関する書類で永久保存の必要のないもの

 工事及び物品等に関する書類のうち重要なもの

 その他5年以上保存の必要があると認められるもの

(4) 5年保存

 調査を終了した諸報告及び統計資料

 台帳登録をした諸申請書

 特に重要な復命書

 休暇願、出張命令簿、時間外勤務、休日勤務及び当直日誌の類

 出納に関する証拠書類並びに決算を終わった金銭物品に関する帳簿及び書類のうち10年保存以外のもの

 文書収受簿、文書発送簿、金品等収受簿、書留等収受簿及び送達簿

 その他3年以上保存の必要があると認められるもの

(5) 3年保存

 前各号に掲げるもののほか、1年以上保存の必要があると認められるもの

(6) 1年保存

 永久保存から3年保存までに属さないもの

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存年限の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書の保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間以上で、前項の区分により設定するものとする。

(文書の保存年限の起算)

第15条 文書の保存年限は、文書が完結した日の属する会計年度の翌年度始から起算するものとする。ただし、暦年文書は、文書が完結した日の属する年の翌年始から起算するものとする。

2 年度又は年を越えて処理した文書は、その事案が完結した年度又は年の文書として区分するものとする。

(文書の保存年限の設定)

第16条 文書の保存年限の決定又は変更は、当該文書の主管課長が行うものとする。

2 主管課長は、文書の保存年限を決定し、又は変更しようとするときは、第14条の規定、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、歴史的資料価値等を考慮するものとする。

第2章 文書の収受及び配布

(文書の受領)

第17条 村に到着した文書は、原則として、総務住民部門総務課(以下「総務課」という。)が受領するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、職員が出張先等で直接受領した文書又は課において直接受領した文書は、各課で収受の手続をとるものとする。ただし、配布先が分からない文書があるときは、直ちに総務課に回付しなければならない。

3 前2項の文書の中に村で受領すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。

(勤務時間外に到達した文書の取扱い)

第18条 勤務時間外に到達した文書の取扱いについては、山中湖村当直規程(平成13年山中湖村訓令第5号)の例によるものとする。

(総務課による文書の収受及び配布)

第19条 総務課が受領した文書は、以下の各号により取り扱うものとする。

(1) 受領した文書のうち、あて先の課が明記されている文書は開封しないで、あて先の課が不明の場合は開封した後あて先を確認してから、総務課に設置する文書配布棚(以下「文書配布棚」という。)により当該文書の主管課へ配布するものとする。

(2) 親展文書は開封せずに文書配布棚により配布するものとする。

(3) 金券、有価証券、為替及び現金(以下「金券等」という。)は、照査のうえ金品等収受簿(様式第4号)により収受した後、主管課長へ直接配布するものとする。

(4) 書留郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者(以下この項において「一般信書便事業者等」という。)による同条第2項に規定する信書便(以下この項において「信書便」という。)の役務のうち、書留郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等において信書便物(同法第2条第3項に規定する信書便物をいう。以下同じ。)の引受け及び配達の記録をした信書便、配達証明郵便又は一般信書便事業者等による信書便の役務のうち、配達証明郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等において信書便物を配達し、若しくは交付した事実を証明した信書便等は、書留等収受簿(様式第5号)により収受した後、主管課長へ直接配布するものとする。

(5) 2以上の課に関係ある文書は、その関係が最も深い主管課長に送付するものとする。

(各課における文書の収受)

第20条 各課は、1日1回以上文書配布棚により文書の配布を受けなければならない。

2 配布を受けた文書は、文書取扱責任者が以下の各号により収受の判断をした後、文書取扱者に収受処理を行わせるものとする。

(1) 他の課の所管に属する文書であることが明らかな場合は、当該所管課に転送しなければならない。

(2) 所管の課が明らかでない文書は、総務課に回付しなければならない。

(3) 配布を受けた文書のうち収受の必要がある文書については、直ちに収受の手続を行わなければならない。

(4) 前号の文書のうち、感熱紙等保存年限内に紙質、記載内容等が著しく劣化するおそれのある文書については、複製する等の必要な措置を収受の手続の前に講じなければならない。

3 前項第3号による収受の手続は、文書の余白に受付日付印(様式第6号)を押し、文書収受簿に必要事項を記載した後、課長の受領印を徴するものとする。ただし、課長が不在のときは、課内の上席職員が、これを代行することができる。

第3章 文書の処理

(処理期間)

第21条 各課において収受の手続を終了した文書は、原則としてその日のうちに主務担当責任者を通じて主務担当者へ回付するものとする。

2 文書の回付を受けた主務担当者は、当該文書について、速やかに処理の方針を決定しなければならない。ただし、緊急、重要又は異例な事案については、処理の方法につき、あらかじめ上司の指示を受けなければならない。

(口頭又は電話による事案の取扱い)

第22条 口頭又は電話によって申告のあった緊急又は重要な事案は、口頭電話受理用紙(様式第7号)にその要旨を記載し、課長の指示を受け、一般文書の例に準じて処理しなければならない。

(電磁的記録方法により作成された文書の取扱い)

第23条 電子メール等の電磁的記録方法により作成された文書は、原則として、紙等に出力してから、一般文書の例に準じて処理しなければならない。

(起案)

第24条 文書の起案は、原則として、起案用紙(様式第8号)により、次のとおり平易明確に立案しなければならない。

(1) 起案は、一事案ごとに作成するものとする。ただし、同一性の事案については「第1案」「第2案」等により一括処理することができる。

(2) 起案文書の件名は、起案の要旨を示すものとなるよう努めなければならない。

(3) 起案文書には起案の理由その他必要事項を記載し、かつ、関係書類を添付しなければならない。

2 前項の規程にかかわらず、次の各号に掲げるものは起案用紙による起案を省略することができる。

(1) 別に帳簿による旨の定めのあるものは、帳簿によって伺うものとする。

(2) 簡単な起案で足りる事案は、文書の余白に回議印(様式第9号)を押印し、かつ、起案を記載して伺うものとする。

(3) 収受文書を処理する場合で、文書の内容に誤り又は不明な点があって収受文書として処理できない場合は、文書に符せん用紙(様式第10号)を添付して処理するものとする。

(4) 軽易な事案は、電話その他便宜的方法により行い、文書による照会、往復を省略することができる。ただし、電話その他便宜的方法によって処理した場合は、その処理状況を明らかにしておかなければならない。

3 施行期日の予定されているものは、決裁を受ける余裕において立案し、必要な審議の機会を設けなければならない。

(関係書類の添付)

第25条 起案文書には、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、当該案件が完結するまで関係書類を添えなければならない。

(回議及び供覧)

第26条 回議の方法は、以下の各号によるものとする。

(1) 起案文書は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から上位決裁権者に順次回議して決裁を受けるものとする。

(2) 起案文書の字句を訂正する場合は複線で訂正し、訂正者は訂正箇所に押印しなければならない。なお、重要な事項を訂正するときは、右上部欄外に「何字訂正」「何字抹消」「何字加入」と記入し、押印しなければならない。

(3) 起案文書が修正され、又は改廃案となった場合は、関係者に通知しなければならない。

2 緊急な事案であって定例の手続をする時間がないときは、便宜的方法で決裁を受け、執行後その理由を付し、前項の手続をとらなければならない。

3 執行等を要しない事務処理の参考として閲覧に供する文書又は事案の施行までの間一時的に閲覧に供する文書は、その余白に供覧印(様式第11号)を押印して、その内容により参考事項を付記して、第1項第1号の例により処理しなければならない。

(合議)

第27条 起案文書で他の課に関係あるものは、次に掲げるところにより合議するものとする。

(1) 同一の部門で他の課に関係あるものは、関係課長の合議を経て、主管統括の決裁を受けるものとする。

(2) 他の部門に関係あるものは、主管統括の決裁を受けた後、関係の課に合議するものとする。

2 山中湖村事務決裁規程(平成12年山中湖村訓令第3号。以下「事務決裁規程」という。)に規定するもののほか、次の各号に掲げる起案文書は、総務課長に合議しなければならない。

(1) 議会に提案する議案

(2) 法令の解釈及び運用の方法に関する案

(3) 訓令、告示、公告及び重要な指令

(4) 村長名をもって発する陳情書、請願書

(5) 村長の決裁を受ける重要な行政処分案

(6) 村長名をもって発する式辞、あいさつ及び表彰等に関するもの

(同時合議)

第28条 起案文書で緊急に決定を要する事案で複雑なもの又は合議の課が多いものは、前2条の規定にかかわらず、起案文書の写しを配布し、又は関係課長等の会議をもって合議することができる。

2 同時合議を行った場合、起案文書に次の書類を添付して回議しなければならない。

(1) 起案文書の写しを配布したときは、その意見書

(2) 会議を開いたときは、会議のてん末書

(合議文書の取扱い)

第29条 合議を受けた事案について異議がないときは、押印の上直ちに回付しなければならない。

2 合議を受けた事案について質疑又は異議があるときは、敏速に協議しその協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

3 合議を受けた事案の結果を知る必要があるときは、起案文書に「施行前(後)再回」と表示して再回を求めることができる。

(起案文書が廃案となった場合の処理)

第30条 起案文書が廃案となったとき、施行を保留する必要が生じたとき、その内容が加除補正されたとき、又は合議したときの趣旨と異なって決裁されたときは、その理由を付して合議した課長に通知しなければならない。

(決裁)

第31条 決裁権者は、起案文書の回付を受けたときは、遅滞なく同意又は不同意を決定しなければならない。

(代決)

第32条 事務決裁規程第4条の規定により代決するときは、決裁者欄に「代決」の表示をし、代決者が押印しなければならない。

2 前項の規定により代決したときは、軽易な事案を除き、「要後覧」と記載し、決裁権者の閲覧に供し、確認した旨の押印を受けなければならない。

(施行)

第33条 事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続をとらなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、上司の指示を受けるものとする。

2 主務担当者は、回付された決裁文書のうち法規文書、令達文書及び議案に係るものは、速やかに総務課長に送付しなければならない。

(施行事案の文書番号)

第34条 決裁済みとなった事案には、施行日に合わせて第10条の規定に基づく文書番号を付番するものとする。

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書及び校合)

第35条 決裁文書の浄書及び校合は、当該文書の主管課においてこれを行うものとする。

(公印の押印)

第36条 施行する文書には、山中湖村公印規程(昭和40年山中湖村訓令第1号)に定める公印を押印をしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、押印を省略することができる。

(1) 庁内文書

(2) 他の行政機関に提出する軽易なもの及び定例的なもの

(3) 村民に周知回覧するもの及び軽易な文書

2 重要な文書又は権利の得失に関係のある文書は、決裁文書と契印しなければならない。

3 契約文書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割印を押印しなければならない。

(文書の発送の方針)

第37条 文書を発送するときは、送付先への到達期間を考慮した上で、各種取扱いを比較し最小の経費で発送するように努めなければならない。

2 文書の発送は、郵送又は使送の方法により行うものとする。ただし、必要があるときは、宅配便等を利用することができる。

3 軽易な文書、先方から提出の方法につき指定があった文書又は急を要する文書で一時的に送達する文書については、ファクシミリ、電子メールを利用することができる。

4 郵送は、郵便切手又は官製はがき等を使用することとする。ただし、これにより難いときには、料金別納扱いとする。

(文書の発送準備)

第38条 発送する文書は、主管課において次の各号による発送準備を行うものとする。

(1) 所定の封筒又ははがきの表面に送付先を明記し、封筒は封かんするものとする。

(2) 小包その他特別の包装を必要とするものは、荷造りし、送付先を明記するものとする。

(3) 発送文書に金券等があるときは、必要な措置を講ずるものとする。

(4) 前各号の場合において、各課で保管する郵便切手、官製はがき、現金書留封筒等を使用したときは、郵便切手使用簿(様式第12号)に所要事項を記載しなければならない。

(5) 発送の際特別の扱いをする必要があるものは、その表面に速達、書留、親展、配達証明等必要な表示をしなければならない。

第5章 文書の管理

第1節 文書の整理、保管及び保存

(文書の整理)

第39条 文書の管理は、別に定めるほか、未処理文書及び完結文書に分け、次の各号により分類整理しなければならない。

(1) 未処理文書は懸案フォルダーに収め、完結文書は個別フォルダーに収めて、キャビネット等の一定の位置に収納し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。

(2) 文書は、特別な場合を除いて、新しく発生した文書が上になるよう発生順にフォルダー内にファイルするものとする。

(3) 文書をフォルダーにファイルする場合は、右手でフォルダーを取りだし、左手で開くと文書がそのまま読めるようにファイルするものとする。

(4) フォルダー内の文書は、原則として、とじないこととする。ただし、順序がきわめて大切な文書についてはこの限りではない。

(5) 個別フォルダーは、おおむね業務の性質等により大分類、中分類に分類整理し、常に検索及び参照が容易なようにしなければならない。

(帳簿による保管)

第40条 特別な事情により簿冊で管理する文書は、表紙及び背表紙を用い、これらに件名、年度又は年、保存年限、廃棄年度及び主管課名を記載しなければならない。

(ファイル基準表)

第41条 ファイリング担当者は、総務課長が指定する期限までに、当該担当単位のファイル基準表(様式第13号)を作成し、主管課長を経て総務課長に提出しなければならない。

2 ファイル基準表の作成は、年度当初に前年度のファイル基準表を仮のファイル基準表を作成し、当該年度末に当該年度のファイル基準表として確定する方法によるものとする。

3 ファイリング担当者は、ファイル基準表の記載事項を変更するときは、第1項の規定に準じて処理しなければならない。

(文書の移替え)

第42条 年度又は年を終了した文書は、1年間主管課の事務室内で保管するものとする。

2 保管の方法は、完結文書を現年度の区画から前年度の区画へ移し替えることにより行うものとする。

3 文書の移替えは、年度文書にあっては毎年4月に行うものとし、暦年文書にあっては毎年1月に行うものとする。ただし、事務に支障がない限り文書の置換えに引き続いて行うことができる。

(文書の置換え)

第43条 文書取扱者は、保存年限が1年を超えた文書で引き続き保存の必要がある文書を個別フォルダーごと保存年限別に区分して、所定の事項を記載した文書保存箱に収納した後、書庫に置換えなければならない。

2 前項の規定による文書の置換えは、年度文書にあっては毎年6月までに、暦年文書にあっては、毎年3月末までに行うものとする。

(置換え文書の引継ぎ)

第44条 文書取扱者は、前条の規定により置き換えられた文書について、文書保存箱ごとに保存文書目録(様式第14号)を作成し、主管課長を経て総務課長に提出しなければならない。

2 保存文書の管理の運用方法は、別に定める。

(書庫の管理)

第45条 第43条に規定する保存文書を収納した書庫の管理は、総務課長が行うものとする。

第2節 文書の利用

(保存文書の持ち出し又は貸出し等)

第46条 事務室内にある保存文書をその所管する事務室以外で利用する場合は、文書取扱責任者又は文書取扱者に申し出て、その承認を得なければならない。

2 前項の規定により文書の持ち出しをした場合、当該文書は常に所在を明かにし、求めに応じいつでも返却できるようにしなければならない。

(保存文書の閲覧及び貸出し)

第47条 各課が管理する保存文書を当該主管課以外の職員が閲覧又は貸出しを受けようとする場合は、当該文書主管課の文書取扱責任者又は文書取扱者に申し出なければならない。

2 総務課が管理する保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとする職員は、総務課長に申し出なければならない。

3 主管課長又は総務課長は、貸出期間中の文書であっても、必要があると認めるときは、当該貸出文書を返却させることができる。

4 保存文書の貸出しを受けた職員は、当該文書を庁舎外に持ち出し、又は転貸してはならない。ただし、主管課長がやむを得ない理由があると認め、総務課長の許可を得た場合には、庁舎外に持ち出すことができる。

第3節 文書の廃棄

(文書の廃棄又は保存年限の延長)

第48条 総務課長は、毎年、保存文書目録により保存年限が満了した文書について、主管課長に廃棄を依頼するものとする。

2 前項の依頼を受けた主管課長は、文書取扱者に廃棄対象文書の精査を指示し、必要があると認めるときは、当該文書の保存年限を延長することができる。

3 前項の規定により保存年限の延長をしようとする場合は、主管課長は書面により総務課長に協議しなければならない。

4 第2項の規定により精査した結果、保存年限の延長の必要がない文書は廃棄処理ができるものとする。

(保存年限満了前の文書の廃棄)

第49条 主管課長は、保存年限が10年を経過した文書であって保管又は保存する必要がないことが客観的に合理的にかつ明白な文書は理由を付して廃棄することができる。

2 前項の規定により文書を廃棄する場合は、事前に総務課長に書面により協議しなければならない。

(廃棄文書の処理)

第50条 廃棄を決定した文書のうち、公開してはならない事項が記載されているもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却、溶融、裁断等確実に適切な処理をしなければならない。

(歴史的資料等の保存)

第51条 保存年限が満了した文書のうち、歴史的資料又は文化的に価値があると認めるものについては、資料として保存しなければならない。

第6章 補則

(委任)

第52条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

(山中湖村文書管理規程の廃止)

2 山中湖村文書管理規程(昭和42年訓令第1号)は、廃止する。

3 この訓令の施行の際、現に使用している帳票その他の様式で直ちに改正し難いものについては、残品の限度で使用することができる。

4 この訓令の施行の際、現に課で保存している文書及び書庫に保存してある文書でその方法がこの訓令の定めに適合しないものは、できるだけ速やかに適合するように措置しなければならない。ただし、保存文書のうち、保存期間が5年以下のものについては、この限りでない。

附 則(平成19年訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(山中湖村文書管理規程の一部改正に伴う経過措置)

2 この訓令の施行の際現に保存されている助役及び収入役に関する文書の取扱いについては、なお従前の例による。

(様式に関する経過措置)

3 この訓令の施行の際現にある第2条の規定による改正前の山中湖村文書管理規程、第6条の規定による改正前の山中湖村職員服務規程、第10条の規定による改正前の山中湖村老人福祉法施行細則、第13条の規定による改正前の山中湖村私有道路内公共下水道設置要綱及び第14条の規定による改正前の山中湖村水洗便所等改造資金融資斡旋及び利子補給金交付要綱による様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、それぞれこの訓令による改正後の様式によるものとみなす。

4 この訓令の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

附 則(平成19年訓令第16号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

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山中湖村文書管理規程

平成14年3月20日 訓令第2号

(平成19年10月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成14年3月20日 訓令第2号
平成19年3月27日 訓令第3号
平成19年10月1日 訓令第16号